海树

我心有猛虎 细嗅蔷薇香

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GTD 时间管理法则学习

前言

在 B 站发现了一门讲解 GTD 时间管理的公开课,觉得对日常工作学习提高效率很有帮助,所以好好学习了一下,整理下对这门公开课的笔记。

公开课链接:https://www.bilibili.com/video/av73280139

概述

两种状态:忙成狗,闲成猪

这两个状态我自己深有体会,我自己的效率就比较低,一些事情来的比较杂时,就往往不知道先处理什么,事情与事情之间的一些间隔时间其实是被浪费掉的,所以工作以来,时常感觉自己一天的实际工作产出很少,没有做什么,一天就过去了,而且往往都是在忙工作上的事情,或者与之相关的琐事。对于自我提升的学习,往往挤不出时间来做。而回到家里,或者周末,又会陷入很闲置的困境中,其实说白了就是懒,一天睡半天,剩下半天打打游戏,一周中的休息日就结束了,到了晚上躺在床上,又会经常有虚度光阴的负罪感,陷入自我否定中。

这样两种状态会导致我们每天瞎忙,生理上很累;有了休息时间后又瞎玩,心理上很累;做不到真正的劳逸结合。
所以科学地管理时间,帮助自己更好、更高效地处理事情,是很有必要的。

科学地认识 GTD

GTD 的全称为 Get Things Done,作者认为直译的把事情做完不准确且有误导性,因为没有人能够把事情做完。GTD 并不等价于把事情做完,而是更强调把你需要做的事情列出来并处理它们,所以更加合理的翻译应该是:把事情做好。GTD 的基本理念是:真正的生产力不应该通过计划目标的数量来衡量,而应该由本质上有价值的结果来衡量。

GTD 的使用过程,就是处理事情的过程,它的目的如图:

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第一:清空大脑,把大脑从要做什么怎么做的混乱中解救出来;第二:让自己随时都明确知道下一步该做什么。

人在短期内只能记住有限数量的事物,且要从长期记忆当中精准地获取信息是非常困难的。所以有效的摆脱大脑记不住的方式就是借助一些外部事物来辅助记忆,比如便利贴、清单软件等。

GTD 的流程

GTD 几经改版,初版当中为收集(Collect)、整理(Process)、组织(Organize)、计划(Plan)、执行(Do)。

现在为捕获(Capture)、明晰(Clarify)、组织(Organize)、回顾(Reflect)、执行(Engage)。

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比较之下,新版本更强调几件事:

一是主动性,主动捕获,而不是简单收集;
二是强调结果,需要明晰,而不是简单整理;
三是在计划的同时,更强调回顾;
四是执行更强调与执行对象的密切联系,而不是简单地做。

第一步:捕获

把遇到的大大小小的事都放进收集箱(Inbox)中。

第二步:明晰

就是把收集箱中的事一件件拎出来,放到合适的分区中。整理的过程中,对每件事都问自己 5 个问题:

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  1. 这件事可行动吗?

如果不可行动,你捕获的可能是今后需要查阅的参考资料,又或者是今后可能要做的事情,如果都不是,那这是一件不用做的事情。可以准备这样三个分区,用来放置这些不可行动的事情:参考资料(Reference)可能清单(Someday/Maybe)回收箱(Trash)

如果可以行动,进入下一个问题:

  1. 这件事可以一步搞定吗?

如果不能一步搞定,说明它需要分步骤执行,甚至需要你为它专门制作一个执行方案。对于这种事情,需要为它准备一个分区:项目清单(“Plan project" task)

如果可以一步搞定,进入下一个问题:

  1. 这件事可以在 2 分钟内搞定吗?

如果能,那就立即做。比如预约快递、医生,信用卡还款……如果不能,那就进入下一步。

  1. 这件事该我做吗?

如果这件事情你并不是非做不可,而且可以分配给其他人来做,这种事就需要一个单独的分区,叫做等待清单(“Wait for" task)。你不需要做,但你需要跟进。

  1. 这件事有特定的时间吗?

如果有特定的时间,比如已经预约了医生洗牙、已经约了朋友周六聚会,那么请直接把它放在你的日历当中,或者日程应用当中。让它在特定的时间提醒你。

如果没有特定的时间,请为它准备一个分区,名为执行清单(“@Context” task),并专门为它安排时间去执行。

第三步:组织

经过第二步,其实我们已经准备好了每件事情应该呆的分区:

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不管是使用纸张还是工具软件来执行GTD,都需要创建这些分区,用来管理要做的各类事情。当第一次创建好分区后,之后二三步其实是合在一块的。

第四步:回顾

回顾是非常重要的一步:回顾你所有的清单,查出错漏,以及检查你的安排是否科学、合理。

注意以下几点:

① 从收集箱出去的项目永远不要再放回收集箱;

② 项目清单中的事项需要你主动将其拆解,步骤,并为其谋划执行方案,把大项目拆解成小步骤,并分解到其他清单当中。记住 GTD 的第二大目的,随时随地都明确地知道,下一步应该做什么;

③ 要特别保障等待清单、可能清单、回收箱三个分区当中的回顾,主动确定等待清单是否被完成、回收箱和可能清单中的事项是否有变动(变成可执行或其他);

④ 日历或提醒事项应用中的提醒是否恰当,比如下个月末要完成论文是 Deadline,但是否应该这个月就提醒自己,并且分解开来?

⑤ 为第四步腾出专门的时间,比如每天、每三天或每周、每月。

第五步:执行

执行和回顾,也不是两个完全分开的步骤。在具体执行过程当中,就已经在进行回顾,特别是对于项目清单当中的事项来说。

需要记住,执行,是 Engage,而不是 Do,换成人话就是,你需要去拿结果,而不是做了等结果

如何为执行清单排序

执行清单中的事情一大堆,到底先做哪个后做哪个?如何给执行清单进行科学合理的排序?

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加上 GTD,有好些任务清单原则,比如史蒂芬·科维所提出的 要事第一,艾森豪威尔所提出的四象限法则。“要事第一”原则同时被称为“自我管理的原则”,强调的是,从大局入手,依据自己的使命、价值来规划人生,从而着重处理对你来说较为重要的事情。而艾森豪威尔的四象限法则推荐按照事情的紧迫程度和重要程度,着重处理重要而不紧急的事情,类似于中国人所说的“未雨绸缪”。而 GTD 希望你能从小处着手,提高效率。

对初学者来说,只需要着眼于眼前这些执行清单,并且用两个简单的基本原则,为它们排序。

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原则一:你不可能完成所有的事情

推荐阅读:

如何才算有章法?

只顾着完成任务清单,可能会让你离目标越来越远。

关于执行清单,你只需要尽可能地去做完所有事情。这种尽可能,是要保障你有充足的睡眠、健康的身体,而且不以牺牲你合理的人际关系、个人幸福感为前提的。

原则二:尽可能做距离你目标更近的那件事

这点与要事第一有些类似,但没有那么多条条框框。看着你的执行清单,它们目前是没有任何顺序的,你要做的事情就是按照你的目标权重来排序。哪个距离你的目标更近,你就把它放在靠前的位置。

如何才能不饿死猫

作者这里讲了一个很有意思的例子,先来看看他的执行清单:

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买猫粮这件事的优先级比较低,会不会因为没有做完前面的事情,猫就给饿死了呢?这个问题让我想到了操作系统中进程调度,很有意思。

对我来说,如果有这样一个清单让我做完这些事,我可能会挑简单的事先做,难的放在后面来,但是这样就可能陷入一天都在处理各种琐事,那些重要的事反而迟迟做不了,让自己离目标或理想生活越来越远。这也是为什么上一节中排序时要根据自己的目标,把重要的事情排在第一位的原因。

但是想要避免猫被饿死,需要注意这四个地方:

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一、能放进执行清单的,都是可以一步搞定的事

这一点已经足以让你打消很多疑虑。如果一件只需要一步就能搞定的事情,你却用了一天、两天甚至三天,除非事情非常特殊,否则你是否应该怀疑自己的态度或能力有问题?

二、做计划、做方案是每个人的必修课

做计划、做方案代表了清单中那些比较难的,容易让人产生拖延心理的事,但是这些事也是必要的。同时,学会做计划和方案,对我们自己的帮助也非常大。

三、做好时间预估

试试为执行清单上的每件事做一个时间预估,并把时间标记在后面,这样在真正执行时,就会有一个时间概念,就像自己做模拟考时,必须给自己设个交卷时间,不然就极容易超时。

四、为特别的事预留时间

上一小节当中说到尽可能去做完所有的事情,是有前提的:要保障自己有充足的睡眠、健康的身体,而且不能牺牲合理的人际关系、个人幸福感。当你把执行清单按照目标权重进行排序之后,势必看到了买猫粮和更换充电线这两件事情的重要性。也许你的猫粮只能撑三天,而你不得不买了,因为你的幸福感就将毁在这些“主子”手上。

所以可以在清单中注明,今天必须买,那么就会留出那个时间。或者对清单上一件耗时较长的事,进行一个拆解,今天先告一段落。然后着手,把猫粮给买了。这样既保证这一天推进了距离自己目标更近的事情,又买了猫粮。

高质量、高效率完成执行清单的三个方法

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一、一次只处理一件事

一次做好一件事情,别被打断,你就能离成事儿更进一步了。

二、使用番茄时钟提高效率

打开一个番茄计时器应用,或者买一个厨房计时器都行,当计时器设定的那一瞬间,专注做手头上的事情,有消息来,不回;有电话来,不接……即便是在找资料,看到某些热搜、相关新闻,也会因为意识到自己正在一个番茄时钟当中,而尽量克制不去做无关的事。

三、打破负罪感幻觉

我们经常会陷入的一种状态就是,明明正在专注做某件事,突然,一条来自客户、导师或者朋友的信息,又或者某个突发事件引起你的兴趣。你自然而然就会去处理。如此一来,你的工作流就被打断。番茄时钟就是为了让你尽量少被打断,尽力专注、高效地完成手上的事情。但如果要从根本上解决这种问题的话,那就是打破这种没有及时接到电话,没有及时处理问题的负罪感幻觉。

这里,要分清楚两个东西——负罪感和负罪感幻觉。

假如朋友突发紧急情况,不得不需要你的帮助,而你不去。当良心过意不去的时候,那种感觉就叫负罪感。而如果朋友明知你手头上有重要的事情要做,而非要带你来一局游戏,那种害怕拒绝而不被当作朋友的感觉,我把它成为负罪感幻觉。

类似的幻觉还有,发来无关紧要的消息,你必须秒回;突然交给你的任务,你现在就要处理甚至给一个满意的答复。

要把执行清单中的事情做得更高效,最好打破这种负罪感幻觉。消息可以之后再回;电话可以稍后再打;决定可以晚些再做;即便是他人突然交给你的任务,十有八九也并不需要立即处理。

本着为所有事情负责任的态度,已经安排好的事情,请尽量严格按照自己的方式去处理完成;后来出现的事情,不要自乱阵脚,先让它过一遍 GTD,再行处理。

全局复盘

即使了解了 GTD 的流程,也仍然可能对自己什么时候去做捕获、明晰、组织、回顾、执行这些操作。因为之前几节都是以事项为主体来讲 GTD,但是时间管理、任务管理的主体是人,是自己,而不是一件件事项。

这张表横向是以事项为主体的 GTD 执行步骤,纵向则是以执行者、以人为主体的执行步骤。通过这张表,在掌握每件事情去向的基础上,掌握自己的对这些事项的主动控制权、掌握自己的时间安排。

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步骤一:事项收集,也就是捕获

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把任何时候你遇到的事情全部放进收集箱(Inbox)当中。可见,这个步骤是随时随地都在发生的。收集之后,按照 GTD 的原则,如果没有经过明晰、组织等其他步骤,最好是不要开始执行。

步骤二:每日回顾,把回顾作为每天的第一件或者最后一件事情,进行一次梳理。

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从表格中可以看到,当你进行每日回顾时,明晰、组织、执行都是同时进行的。表格中标注有序号,方便按照顺序来理解。

我们要回顾的是,收集箱是否清空了?如果没有,按照 GTD 的流程走一遍,同时确认,是否还有被遗忘的事情,如果有,放到收集箱中,顺便也给它们安排得明明白白。

其次,要回顾等待清单、项目清单、可能清单中事项的下一步是什么?在做吗?进展怎么样了?对于等待清单中的事项,我们希望的是主动拿结果,并且确保事情顺利被完成。对于项目清单中的事项,我们希望能够将复杂的事情拆成一件件可执行的小步骤,方便推进。对于可能清单中的事项,我们希望尽量不要被动地等待它发生的时机,而要自己主动去思考,这件事可行性有多大。把思考这件事,也放进执行清单。

步骤三:事项处理,也就是执行。

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执行的内容只有两大块。一是日历当中的事项,严格按照日期执行;二是按照目标排序高效处理执行清单。

步骤四:每周回顾。

每天回顾和每周回顾的区别在哪?

每天回顾重点是回顾 GTD 的分区、回顾步骤。而每周回顾主要有两个大的目的:一是查漏补缺,以保证万无一失;二是相比平时的被动收集,它要更加主动。

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很多人用 GTD ,大多原因是事儿多,没头绪,没法做。这很好,但比这个更好的,我认为就像新版 GTD 把收集(Collect)变成捕获(Capture),我们需要主动去寻找自己更想要做的、更喜欢做的、更应该做的事情把它们放进收集箱,而不是仅仅被动地等待一些没有来由的事情找到你,你就像机器一样去做。这是变被动为主动。

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人脑不是电脑,没有办法万无一失,所以要查漏补缺。而这里的查漏补缺,需要一份合理的检查清单。每周按照检查清单来过一遍以确保没有疏漏,这个检查清单可以以大卫·艾伦《Getting Things Done - the art of stress free productivity》中的提示清单为范本,也可以根据自己实际情况自行制定。

参考资料的意义和筛选标准

不用太在意回收箱,它和你电脑中的回收站、废纸篓是同一个功能。一件事可以因为没有任何意义、不需要做而扔进回收箱,也可能因为某些变化而可以做了。它的作用在于不让这些不用做的事情还来挤占你的大脑。

什么是参考资料

一切可被记录的,就一定可供参考。但参考价值的高低是相对的。

如何准备参考资料

① 回归常识,避免追新、奇、怪,而忽略最基本的万物运作规律;

② 提高信息的检索、辨别能力;

③ 提高参考资料的存档标准;

现代人的参考资料

网络搜索引擎 + 个人知识库的集合。

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如何选择 GTD 工具

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